Evenementenbureau blog

17 juli 2020 - Evenementenbureau VWS in 'veranderde tijden'

Online, hybride of fysieke evenementen organiseren in de corona-tijd? Het Evenementenbureau VWS is steeds bezig met professionaliseren en ook nu de spelregels zijn veranderd, blijven wij jouw creatieve partner bij de organisatie van evenementen.

Na de corona-uitbraak werden we gedwongen om te gaan nadenken hoe we evenementen kunnen blijven organiseren en werd de trend online evenementen populairder. Veel evenementen vinden nu digitaal en virtueel plaats.

Inmiddels zijn we in een iets rustiger vaarwater beland en is het vanaf 1 juli weer toegestaan om fysieke evenementen te organiseren, mits dat op 1,5 meter gebeurd (het 1,5 meter evenement). Echter voor het Rijk geldt wel vanuit de richtlijnen van BZK dat we tot 1 september aanstaande geen fysieke Rijksbijeenkomsten organiseren die niet strikt noodzakelijk zijn.

Je kan jouw evenement dus organiseren in de vorm van online, hybride of fysiek (die laatste voor het Rijk vanaf 1 september). We kunnen ons voorstellen dat je hierbij heel veel vragen hebt en dat het misschien lastig inschatten is welke vorm het beste bij je doelen past. Wist je bijvoorbeeld dat een online evenement net zo duur is (of soms zelfs duurder) dan een fysiek evenement? Dat komt doordat je bij een online evenement veel meer techniek nodig hebt. Denk aan benodigde camera’s voor het filmen, de regie, een livestream, editing van filmpjes, het bouwen van een goed beveiligd platform, etc.

Ondersteuning bij het faciliteren van online evenementen

Om online evenementen zo goed mogelijk te faciliteren en ondersteunen, en misschien wel nog belangrijker: om ze op een goed beveiligd platform uit te zenden, heeft VWS sinds 15 juni 2020 een raamovereenkomst met het bedrijf Loyals. VWS-kern, raden, secretariaten en IGJ zijn verplicht om online/hybride evenementen in te kopen bij Loyals. Ook als zij niet gebruik maken van de ondersteuning van het Evenementenbureau VWS.

Loyals ondersteunt en faciliteert je bij de invulling van de verschillende onderdelen van het programma. Door de kijkbeleving te optimaliseren kunnen de doelstellingen behaald worden. De vertaling wordt gemaakt naar beeld, om de kijker/deelnemer zo lang en goed mogelijk vast te houden. Loyals verzorgt de realisatie van een volledig online eventplatform met onder andere vormgeving & design conform de Rijkshuisstijlrichtlijnen. Daarnaast kan Loyals ook voor de livestream, reportages of andere video content presentatoren leveren. Zij zijn gewend om voor de camera te presenteren, dit is een andere expertise dan presenteren als dagvoorzitter voor groepen.

Mocht je een online of hybride evenement willen organiseren waar het Evenementenbureau VWS niet bij is betrokken, dan kun je een verzoek indienen via het inkoopformulier van de HIS. Contactpersoon bij de HIS is Mariska Kroon. Houd er rekening mee dat je ook voor bedragen onder €25.000,- een verzoek bij de HIS moet indienen.

Onze tips & tricks bij het organiseren van online/hybride/1,5 meter evenementen

Het organiseren van online en hybride evenementen vraagt een andere expertise dan fysieke evenementen. Maar ook de fysieke 1,5 meter events gaan anders dan voorheen. Hieronder delen wij graag onze belangrijkste tips & tricks met jou.

Online evenementen

  • De richtlijn voor de duur van een online evenement is maximaal 2,5 uur, liefst korter;
  • Zorg voor afwisselende, dynamische beelden, close ups en beelden van de presentaties. Denk bijvoorbeeld aan een talkshow setting waarbij je met verschillende camera’s de sprekers in beeld brengt;
  • Belangrijk is dat je de online deelnemers geboeid houdt. Maak het zo interactief mogelijk door middel van gebruik van een chat, polls en inbellen via video;
  • Houd er rekening mee dat wat er gezegd wordt, wordt opgenomen en eventueel achteraf ook terug te kijken is (indien je dit wenst);
  • Een dagvoorzitter/presentator moet goed zijn in het presenteren voor camera’s en kan vaak niet één op één overgezet worden van live/fysiek naar online evenementen;
  • Het programma moet eerder vastgesteld worden en staat dan ook echt vast, omdat je met meer personen en partijen te maken hebt;
  • Zorg voor een platform dat goed beveiligd is volgens de Rijkseisen;
  • Houd er rekening mee dat de kosten van een online evenement niet lager zijn dan een fysiek evenement, omdat je veel meer techniek nodig hebt.

Hybride evenementen

  • Houd er rekening mee dat de dagvoorzitter/presentator zowel met publiek als met camera om kan gaan, dit is een belangrijke eigenschap;
  • Zorg dat ook het online publiek betrokken wordt (door middel van polls bijvoorbeeld), zodat zij ook het gevoel hebben onderdeel uit te maken van het event;
  • Vul de pauzes voor online deelnemers op, zodat zij dan niet naar een zwart scherm zitten te kijken (en afhaken).

1,5 meter fysieke evenementen

  • Goede samenwerking is een voorwaarde voor een veilig evenement. Deelnemer, organisator en leverancier moeten allemaal een bijdrage leveren;
  • Zitplaatsen kun je vooraf toewijzen. Zitplaatsen op basis van postcode vermindert verspreiding tussen regio’s;
  • Contactloze check-in en gespreide aankomsttijd. Geen rijen, geen drukte!;
  • Traceer verspreiding door een sluitende administratie van aanwezigen.

Hulp nodig?

Heb je een (online/hybride) evenement in de planning staan en wil je weten of wij wat voor jou kunnen betekenen? Kijk dan hier. Daar vind je meer informatie en kun je ook ons intakeformulier invullen.

Michelle, Irene, Pauline, Shudeska, Natasja en Brenda